W każdym biurze, sekretariacie czy magazynie może dojść do sytuacji, gdy ilość wytworzonych dokumentów osiągnie masę krytyczną. W zasadzie nie należy dopuścić do takiego stanu. Zatem nadwyżkę, czyli dokumenty zbędne dla realizacji bieżących lub przyszłych zadań należy niezwłocznie archiwizować. Spakować w kartony i zanieść do archiwum. Najlepiej byłoby, gdyby zawartość „nieaktywnego” segregatora trafiała tam jak najszybciej. Żeby to jednak miało sens należy wybrać odpowiednie pojemniki do przechowywania. Powinny się łatwo i szybko składać, wygodnie przenosić i bezpiecznie przechowywać. No i dostęp do zawartości powinien być możliwie ułatwiony – oczywiście dla osób upoważnionych. W zależności od specyfiki, możliwości i potrzeb stosuje się różne rozwiązania.

(więcej…)

„Nigdy nie poruszaj się korytarzem biurowca bez kartki papieru”– tak brzmi zalecenie biurowe Scotta. Wyjaśnienie jest proste – nigdy nie wiadomo, kto Cię zobaczy i jakie wyciągnie wnioski. Niemniej jednak często trzeba jakoś zabezpieczyć lub uporządkować arkusze, i to nie tylko po to żeby robić dobre wrażenie w biurze, ale przede wszystkim dla wygody i podniesienia jakości pracy.

(więcej…)