Ponieważ w poprzednich wpisach omawiałem artykuły do przechowywania dokumentów, więc teraz aby pozostać konsekwentnym poświęcę kilka słów archiwizacji zawieszanej.
Zwykły (a nawet niezwykły) segregator, skoroszyt lub teczkę można umieścić na dowolnej półce lub w szufladzie, jeżeli wymiary na to pozwolą. Natomiast teczki lub skoroszyty w tym systemie, jak sama nazwa na to wskazuje są zawieszane. Wymaga to zastosowania odpowiednich mebli lub pojemników do przechowywania, ale za to uzyskujemy:

• wygodę przechowywania dokumentów
• łatwość w dotarciu do interesujących informacji

Idea jest prosta – dokumenty umieszczone w okładkach, wpięte lub włożone luzem. Natomiast same „okładki” są wyposażone w listwy do zawieszania, na grzbiecie lub na krawędziach. Listwy te mają zaczepy przystosowane do rozstawu prowadnic w szufladach, pudłach lub stojakach. Jak niespecjalnie skomplikowane, a za to jak praktyczne jest to rozwiązanie spróbuję Wam przedstawić poniżej. (więcej…)

W każdym biurze, sekretariacie czy magazynie może dojść do sytuacji, gdy ilość wytworzonych dokumentów osiągnie masę krytyczną. W zasadzie nie należy dopuścić do takiego stanu. Zatem nadwyżkę, czyli dokumenty zbędne dla realizacji bieżących lub przyszłych zadań należy niezwłocznie archiwizować. Spakować w kartony i zanieść do archiwum. Najlepiej byłoby, gdyby zawartość „nieaktywnego” segregatora trafiała tam jak najszybciej. Żeby to jednak miało sens należy wybrać odpowiednie pojemniki do przechowywania. Powinny się łatwo i szybko składać, wygodnie przenosić i bezpiecznie przechowywać. No i dostęp do zawartości powinien być możliwie ułatwiony – oczywiście dla osób upoważnionych. W zależności od specyfiki, możliwości i potrzeb stosuje się różne rozwiązania.

(więcej…)