Przyjrzyjmy się teczkom przeznaczonym zarówno do archiwizacji, jak i do doraźnego przechowywania dokumentów. Być może pierwszym skojarzeniem jest prosty produkt – białe tekturowe okładki zawiązywane na tasiemkę, z trzema wewnętrznymi skrzydłami chroniącymi zawartość przed wypadnięciem. Ewentualnie kolorowe, z gumką jako elementem spinającym. Zgoda – te są chyba najbardziej rozpowszechnione. Jeżeli jednak wnikliwiej spojrzeć na tą grupę artykułów biurowych znajdziemy dużą różnorodność.

(więcej…)

W każdym biurze, sekretariacie czy magazynie może dojść do sytuacji, gdy ilość wytworzonych dokumentów osiągnie masę krytyczną. W zasadzie nie należy dopuścić do takiego stanu. Zatem nadwyżkę, czyli dokumenty zbędne dla realizacji bieżących lub przyszłych zadań należy niezwłocznie archiwizować. Spakować w kartony i zanieść do archiwum. Najlepiej byłoby, gdyby zawartość „nieaktywnego” segregatora trafiała tam jak najszybciej. Żeby to jednak miało sens należy wybrać odpowiednie pojemniki do przechowywania. Powinny się łatwo i szybko składać, wygodnie przenosić i bezpiecznie przechowywać. No i dostęp do zawartości powinien być możliwie ułatwiony – oczywiście dla osób upoważnionych. W zależności od specyfiki, możliwości i potrzeb stosuje się różne rozwiązania.

(więcej…)