Ponieważ w poprzednich wpisach omawiałem artykuły do przechowywania dokumentów, więc teraz aby pozostać konsekwentnym poświęcę kilka słów archiwizacji zawieszanej.
Zwykły (a nawet niezwykły) segregator, skoroszyt lub teczkę można umieścić na dowolnej półce lub w szufladzie, jeżeli wymiary na to pozwolą. Natomiast teczki lub skoroszyty w tym systemie, jak sama nazwa na to wskazuje są zawieszane. Wymaga to zastosowania odpowiednich mebli lub pojemników do przechowywania, ale za to uzyskujemy:

• wygodę przechowywania dokumentów
• łatwość w dotarciu do interesujących informacji

Idea jest prosta – dokumenty umieszczone w okładkach, wpięte lub włożone luzem. Natomiast same „okładki” są wyposażone w listwy do zawieszania, na grzbiecie lub na krawędziach. Listwy te mają zaczepy przystosowane do rozstawu prowadnic w szufladach, pudłach lub stojakach. Jak niespecjalnie skomplikowane, a za to jak praktyczne jest to rozwiązanie spróbuję Wam przedstawić poniżej. (więcej…)

Podczas umieszczania materiałów w segregatorze lub skoroszycie warto zadbać o przejrzystość wpinanych dokumentów, tak aby podczas pracy z nimi łatwo orientować się i nie tracić cennego czasu. Do tego celu służą przekładki oraz zakładki indeksujące.  O tych drugich pisałem w artykule o bloczkach samoprzylepnych, więc teraz poświećmy naszą uwagę przekładkom. Powinny one być pomocą informacyjną dla użytkownika, jak i oddzielać poszczególne partie dokumentów. Pamiętajmy jednak, że posegregowane dokumenty powinny stanowić spójny komplet, łatwy do przeszukiwania, odczytywania i interpretacji.  Posiadają po lewej stronie otwory do wpinania, natomiast z prawej strony powinny wystawać poza krawędzie wpiętych arkuszy lub koszulek. Wystawać może zarówno cała krawędź przekładki – np. w przypadku pasków oddzielających, lub indeks, czyli wycięcie na prawej krawędzi. Indeksy, zwane również registrami, rozmieszczone są z góry na dół, tak aby indywidualny opis lub fabryczny nadruk był widoczny na kolejnych przekładkach z danego kompletu. (więcej…)